La impresión también debe integrarse en la estrategia de identidad digital y Zero Trust de los centros educativos
¿Por qué seguimos tratando la impresora como una excepción?
Durante años, los centros educativos han reforzado el acceso al correo electrónico, a los servidores, a las plataformas de gestión y a las aplicaciones en la nube. Han incorporado autenticación multifactor, acceso condicional y políticas basadas en el riesgo. Sin embargo, el parque de impresión todavía se gestiona a menudo como una infraestructura independiente, aunque ya no lo sea.
Un equipo multifunción moderno recibe, procesa, almacena y transmite información. Por él pasan expedientes académicos, calificaciones, informes psicopedagógicos, datos del alumnado, contratos, nóminas y documentación administrativa. También puede conectarse a repositorios y servicios en la nube. Dejarlo fuera de la arquitectura de identidad crea un punto ciego en un entorno que el centro considera controlado.
La identidad se ha convertido en el nuevo perímetro
En un centro conviven equipos directivos, personal docente y de administración, alumnado, colaboradores y proveedores. Acceden a los recursos desde aulas, despachos, hogares y dispositivos compartidos. Ese contexto ha difuminado el perímetro tradicional: ya no basta con saber si un equipo está dentro de la red, sino quién solicita el acceso, desde dónde, a qué recurso y con qué nivel de confianza.
Zero Trust parte de una idea sencilla: ningún acceso debe darse por válido de forma implícita. Cada solicitud debe verificarse y limitarse según la identidad, el dispositivo, el recurso y el riesgo. La estrategia pierde coherencia si se aplica a Microsoft 365, Teams o la plataforma de gestión académica, pero se detiene al llegar al equipo multifunción.
Si una persona utiliza la identidad del centro para acceder a esos servicios, no debería necesitar otro usuario, otro PIN o una base de datos local para imprimir o escanear. Multiplicar las credenciales complica la experiencia, aumenta las incidencias y obliga al equipo de TI a mantener sistemas paralelos.
El problema de las identidades aisladas
Las cuentas locales parecen sencillas hasta que el centro crece, gestiona varios edificios o debe actualizar con frecuencia las altas, bajas y cambios de función. Entonces surgen permisos incoherentes, accesos que no se revocan a tiempo y credenciales que permanecen activas más de lo necesario. Además, una identidad aislada reduce la trazabilidad y dificulta demostrar quién podía realizar una operación concreta.
Integrar la impresión en el directorio del centro permite que los cambios de profesorado, personal y usuarios autorizados sigan el mismo ciclo de vida que el resto de los recursos. Los grupos ya definidos pueden traducirse en permisos de impresión y escaneado, y el acceso puede vincularse a credenciales conocidas, una tarjeta o un proceso seguro desde el móvil.
Zero Trust también se aplica al documento
Zero Trust no se limita a redes y aplicaciones. El documento, digital o impreso, también forma parte de la cadena de acceso a la información. Autenticar al usuario ante el equipo reduce el uso anónimo, permite asociar las operaciones a identidades verificadas y aplicar controles según el rol.
Esta autenticación no elimina por sí sola todos los riesgos, pero establece una base para la liberación segura de trabajos, la trazabilidad y la protección de los procesos de escaneado. La liberación segura evita que documentos con datos personales queden olvidados en la bandeja. La integración también facilita que la revocación de acceso llegue al parque de impresión cuando una persona abandona el centro o cambia de responsabilidad.
Una seguridad coherente y manejable
La integración también reduce fricción. Los usuarios encuentran una experiencia más uniforme y TI evita mantener credenciales, permisos y bases de datos duplicadas. La ventaja resulta especialmente relevante en grupos educativos con varias sedes o numerosos equipos.
La tecnología, no obstante, exige una implantación ordenada. El centro debe revisar roles, grupos, privilegios, métodos de autenticación, contingencias y protección de datos. También debe diseñar una experiencia adecuada para cada perfil, porque no todos los usuarios necesitan las mismas funciones ni pueden utilizar los mismos métodos de acceso.
El parque de impresión debe incluirse en los inventarios, las evaluaciones de seguridad y las políticas de acceso del centro. Esto implica aplicar configuraciones coherentes, mantener el software actualizado y evaluar su integración con las plataformas de identidad ya implantadas.
La impresión como parte de la infraestructura educativa
En Toshiba creemos que la impresión debe integrarse de forma natural en la estrategia de identidad digital de los centros educativos. Conectar el parque con plataformas como Microsoft Entra ID permite trasladar al entorno documental los principios de gestión centralizada, mínimo privilegio y verificación explícita que ya se aplican a otros servicios.
La cuestión no es si una impresora necesita otra contraseña, sino por qué un activo conectado y próximo a información sensible sigue fuera de la arquitectura de identidad. La impresión forma parte de la infraestructura educativa y la estrategia de seguridad del centro debe reconocerlo.
